¿QUÉ SUPONE LA DIGITALIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN?

No cabe duda de que, como sociedad, estamos siendo testigos del pleno auge de la nueva revolución industrial: la era digital. Una de las etapas más apasionantes y vertiginosas de la historia de la humanidad. Como tal, las personas han cambiado sus hábitos y su forma de relacionarse con las administraciones. Ofrecer experiencias positivas y trato personalizado es clave en ese sentido y la digitalización ayuda a conseguirlo.

En esta entrada al blog de AlertaOkupa se pretende desglosar las claves del salto a la digitalización de la administración pública, de forma clara, sincera y veraz.

Si tuviésemos que dar una definición de lo que es la digitalización, una aproximación sería: el proceso mediante el cuál se logra la transformación digital del modelo, para lo que se implementan nuevas tecnologías, herramientas digitales y recursos tecnológicos, con el objetivo de optimizar todos los procesos productivos y actividades, así como las relaciones con las personas, tanto a nivel externo como interno.

La digitalización de la administración permite estar más cerca de nuestro ciudadano, encontrar nuevas oportunidades y mejorar la productividad y eficiencia. Tiene varios objetivos que ayudarán a mejorar diferentes aspectos de las mismas, tales como:

MEJORAR LA EXPERIENCIA DE LOS USUARIOS Y ATRAER Y RETENER EL TALENTO

La digitalización de las administraciones también ayuda a mejorar las condiciones y el ambiente de trabajo. Por ejemplo, las TIC han permitido que la implementación del teletrabajo o el trabajo a distancia sea una realidad, haciendo que pueda ofrecerse a sus funcionarios la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio en el que tengan conexión a Internet.

AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

La digitalización ha permitido introducir nuevas formas de organizar el trabajo y medir la productividad, no en base a las horas que un trabajador pasa en su puesto de trabajo, sino en base a la consecución de objetivos. La adopción de sistemas o metodologías como AGILE o Scrum han permitido a las empresas mejorar su productividad y facilitar a sus empleados la posibilidad de teletrabajar o tener horarios flexibles.

Ayuda a mejorar la productividad, no solo porque tener funcionarios más satisfechos y motivados es un punto clave, sino también porque el paso de lo analógico a lo digital, en todas las áreas, permite agilizar los procesos y reducir tiempos y costes.

ADAPTAR LA ADMINISTRACIÓN A LOS CAMBIOS SOCIALES

Como hemos comentado al principio de esta segunda entrada al blog de AlertaOkupa, la tecnología sigue desarrollándose, y lo seguirá haciendo en el futuro. Por ello, dar el paso y comenzar el proceso de digitalización ayudará a adaptarse, no solo a las nuevas formas de comunicarse, ya presentes en nuestro día a día, sino que también permitirán adaptarse a los nuevos cambios que sufrirá la administración en el futuro.

Afrontar lo que llamamos la digitalización 4.0, puede suponer un reto para cualquier administración, con independencia de su tamaño. Aunque no existe una guía definitiva para llevarlo a cabo, sí que podemos señalar algunos puntos clave que se deben tener en cuenta a la hora de dar este paso.

EL FUNCIONARIADO

Este no es un proceso sencillo e involucrará a toda la plantilla de funcionarios que, en muchos casos, deberá afrontar procesos de formación para poder adaptarse a un trabajo más especializado y a las nuevas metodologías que se quieran adoptar para mejorar los procesos. 

La digitalización pone en relevancia el trabajo en equipo, donde cada miembro tiene un rol y unas funciones asignadas, así como unos objetivos que cumplir. Determinar qué funcionarios están capacitados para asumir posiciones de liderazgo es fundamental, al igual que saber si se cuenta o no con los perfiles adecuados.

Es importante marcar objetivos realistas. La digitalización no es algo que se pueda llevar a cabo en unos pocos días. Debe enfocarse como una carrera de fondo, con checkpoints o pequeños objetivos que ir alcanzando a lo largo de un período de tiempo determinado, dentro de cual, se llevarán a cabo evaluaciones para saber si se están alcanzado esas pequeñas metas.

Evidentemente, no todas las administraciones llevarán a cabo la transformación digital del mismo modo o partirán de las mismas necesidades. Y, para ello, es importante entender la relación que actualmente tienen los ciudadanos con la tecnología y cómo la emplean en sus procesos de comunicación para poder, así, implementarla en los propios procesos de la administración.

Herramientas como AlertaOkupa pretenden ser un reflejo de cómo interactúa la ciudadanía con la administración, en pro de un beneficio en común. Mejorar la convivencia implementando medidas eficaces es solo el primer paso para la aparición de otras nuevas herramientas, donde estas tengan un rol determinante.